Arbetsuppgifter för styrelsen i Ullna Koloniträdgårdsförening

2016-10-06 uppdaterad 2020-07-02

Arbetsuppgifter för förtroendevalda 2020

Kassören

• Beslutar, tillsammans med ordföranden, om nya medlemmar i föreningen.
• Registrerar, konterar, bokför och betalar fakturor + registrerar, konterar och bokför inbetalning av intäkter
• Kontrollerar intäkterna för el via underlag från eldebiteringssystemet
• Kontrollerar att avgifter för ovårdade tomter och icke närvaro på arbetsdagar har betalats. Görs med hjälp av utskicksansvarig.
• Betalar arvoden samt skatter/arbetsgivaravgifter + sociala avgifter till förtroendevalda
• Betalar utlägg till förtroendevalda
• Skriver inkomstuppgifter för förtroendevalda, sänder dessa till skattemyndigheten
• Rapporterar ekonomifrågor till styrelsen
• Gör årsbokslut och upprättar balans- och resultaträkning
• Tar fram budgetförslag
• Gör föreningens deklaration
• Håller kontakt med revisor
• Tecknar firma i förening.
• Debiterar städavgifter, avgift för ovårdade tomter o dyl.
• Sammanställer och skriver brev m inbetalningskort till dem som inte deltagit på städdagar/ovårdade tomter.
• Påminner om obetald faktura.

Ordföranden

• Beslutar, tillsammans med kassören, om nya medlemmar i föreningen
• Medlemskontakter
• Kontakt med Täby kommun men kan delegera ärenden inom styrelsen
• Ansvarig för ullna.comoch lämnar texter till webbmaster.
• Upprättar föredragningslista för möten och leder styrelsearbetet
• Tecknar firma i förening
• Uppdaterar kontaktlista, arbetsuppgifter, inventarieförteckning och ”Regler för Ullna”samt Årshjulet.
• Tar vid behov fram offertförfrågan för snöröjning.
• Har hand om överlåtelser genom att:
  – Hantera administrationen kring arrendeavtal och övriga handlingar vid överlåtelser
  – Informerar styrelsen om inköpspris vid styrelsemötena

Vice ordförande

• Biträder övriga styrelsemedlemmar och vikarierar när ordinarie ordförande inte är närvarande
• Uppdaterar underhållsplanen.
• Är kontaktperson för områdesansvariga på norra och ansvarar för arbetsuppgifterna på städdagen på norra i samråd med områdesansvariga.
• Meddelar adressförändringar, ändring av mailadress mm till övriga styrelsemedlemmar
• Uppdaterar medlemsregistret och sänder till styrelse och områdesansvariga.
• Eldebiteringsansvarig, sköter administrationen för att kunna debitera el och årsavgift
• Skaffar föreningsfrimärken och kuvert
• Tar hand om föreningskuverten, etiketter och stämplar

Sekreterare

• Kallar till möte
• Skriver verksamhetsberättelse för årsmötet
• Sänder kallelse till styrelsemöten och årsmöte samt anslår årsmöteskallelse på anslagstavlan
• För protokoll vid styrelsemöten och årsmöten och distribuerar dem, inkl till revisor
• Skriver ut dokument för årsmöte och extra föreningsmöte
• Sänder konstituerande protokoll till Täby kommun
• Sköter föreningens arkiv och sparar alla dokument på USB-minne.
• Tar fram närvarolistor för årsmöte, extramöte, arbetsdag

Ledamöter

• Redaktör för UllnaNytt (feb, april, juli, okt)
• Biträder övriga styrelsemedlemmar.
• Tar årliga vattenprover enligt hälsovårdsbestämmelserna (när vatten sätts på och mitt i sommaren)

Områdesansvarig (ej jourtjänst)

• Är kontaktperson för områdesansvariga på södra och ansvarar för arbetsuppgifterna på städdagen på södra i samråd med områdesansvariga.
• Arbetar tillsammans med byalaget på norra och södra området
• Ansvarar för att föreningens egendomar hålls i gott skick genom att vid behov informera styrelsen om reparationer el dyl behöver utföras.
• Sköter föreningens maskinpark och ser till att maskinerna lämnas till årlig service.
• Har tillgång till nyckel för bom (om sådan finns) samt servicehus
• Ser till så att låsen vid bommarna fungerar och byter ut, smörjer och lagar vid behov
• Ändrar bomkod och informerar soptömmare och elnätsägare om ändrad kod.
• Ansvarar för kontakter med sop- och avloppstömmare.
• Sätter på/stänger av sommarvatten (sjö- och dricksvatten. Tömmer kolfiltret på hösten och fyller på till våren.
• Kontrollerar att externt reningsfilter för duschhusen fungerar och byter/rengör vid behov.
• Samordnar och fördelar arbetet under arbetsdagarna
• Köper in sanitetsartiklar till servicehusen och fyller på vid behov.
• Tillgång till nyckel för bom (om sådan finns) samt servicehus
• Samlar in listorna från arbetsdagarna och lämnar till kassören

 Byalag för norra och södra området

Byalaget är resurspersoner till de områdesansvariga.

• Arbetar nära tillsammans med områdesansvarig och övriga styrelsen
• Känner ansvar för sitt område och patrullerar regelbundet området för att kolla om något måste åtgärdas.
• Handhar enklare praktiska ärenden som uppkommer och informerar styrelsen om något måste åtgärdas som fordrar utlägg.
• Träffas tillsammans med områdesansvariga innan sommaren för att bestämma arbetsuppgifter för säsongen.

 

Norra området	Södra området
Margareta Levin tomt 33 (allmänt)	Ingemar Andreasson tomt 149 (el)
Tony Westerberg tomt 29+30 (allmänt)	Jan Stadigh, tomt 74 (el)