Arbetsuppgifter

Arbetsuppgifter för styrelsen i Ullna Koloniträdgårdsförening

2016-10-06 uppdaterad 2020-07-02

Arbetsuppgifter för förtroendevalda 2020

Kassören

  • Beslutar, tillsammans med ordföranden, om nya medlemmar i föreningen.
  • Registrerar, konterar, bokför och betalar fakturor + registrerar, konterar och bokför inbetalning av intäkter
  • Kontrollerar intäkterna för el via underlag från eldebiteringssystemet
  • Kontrollerar att avgifter för ovårdade tomter och icke närvaro på arbetsdagar har betalats. Görs med hjälp av utskicksansvarig.
  • Betalar arvoden samt skatter/arbetsgivaravgifter + sociala avgifter till förtroendevalda
  • Betalar utlägg till förtroendevalda
  • Skriver inkomstuppgifter för förtroendevalda, sänder dessa till skattemyndigheten
  • Rapporterar ekonomifrågor till styrelsen
  • Gör årsbokslut och upprättar balans- och resultaträkning
  • Tar fram budgetförslag
  • Gör föreningens deklaration
  • Håller kontakt med revisor
  • Tecknar firma i förening.
  • Debiterar städavgifter, avgift för ovårdade tomter o dyl.
  • Sammanställer och skriver brev m inbetalningskort till dem som inte deltagit på städdagar/ovårdade tomter.
  • Påminner om obetald faktura.

Ordföranden

  • Beslutar, tillsammans med kassören, om nya medlemmar i föreningen
  • Medlemskontakter
  • Kontakt med Täby kommun men kan delegera ärenden inom styrelsen
  • Ansvarig för ullna.comoch lämnar texter till webbmaster.
  • Upprättar föredragningslista för möten och leder styrelsearbetet
  • Tecknar firma i förening
  • Uppdaterar kontaktlista, arbetsuppgifter, inventarieförteckning och ”Regler för Ullna”samt Årshjulet.
  • Tar vid behov fram offertförfrågan för snöröjning.
  • Har hand om överlåtelser genom att:
    – Hantera administrationen kring arrendeavtal och övriga handlingar vid överlåtelser
    – Informerar styrelsen om inköpspris vid styrelsemötena

Vice ordförande

  • Biträder övriga styrelsemedlemmar och vikarierar när ordinarie ordförande inte är närvarande
  • Uppdaterar underhållsplanen.
  • Är kontaktperson för områdesansvariga på norra och ansvarar för arbetsuppgifterna på städdagen på norra i samråd med områdesansvariga.
  • Meddelar adressförändringar, ändring av mailadress mm till övriga styrelsemedlemmar
  • Uppdaterar medlemsregistret och sänder till styrelse och områdesansvariga.
  • Eldebiteringsansvarig, sköter administrationen för att kunna debitera el och årsavgift
  • Skaffar föreningsfrimärken och kuvert
  • Tar hand om föreningskuverten, etiketter och stämplar

Sekreterare

  • Kallar till möte
  • Skriver verksamhetsberättelse för årsmötet
  • Sänder kallelse till styrelsemöten och årsmöte samt anslår årsmöteskallelse på anslagstavlan
  • För protokoll vid styrelsemöten och årsmöten och distribuerar dem, inkl till revisor
  • Skriver ut dokument för årsmöte och extra föreningsmöte
  • Sänder konstituerande protokoll till Täby kommun
  • Sköter föreningens arkiv och sparar alla dokument på USB-minne.
  • Tar fram närvarolistor för årsmöte, extramöte, arbetsdag

Ledamöter

  • Redaktör för UllnaNytt (feb, april, juli, okt)
  • Biträder övriga styrelsemedlemmar.
  • Tar årliga vattenprover enligt hälsovårdsbestämmelserna (när vatten sätts på och mitt i sommaren)

Områdesansvarig (ej jourtjänst)

  • Är kontaktperson för områdesansvariga på södra och ansvarar för arbetsuppgifterna på städdagen på södra i samråd med områdesansvariga.
  • Arbetar tillsammans med byalaget på norra och södra området
  • Ansvarar för att föreningens egendomar hålls i gott skick genom att vid behov informera styrelsen om reparationer el dyl behöver utföras.
  • Sköter föreningens maskinpark och ser till att maskinerna lämnas till årlig service.
  • Har tillgång till nyckel för bom (om sådan finns) samt servicehus
  • Ser till så att låsen vid bommarna fungerar och byter ut, smörjer och lagar vid behov
  • Ändrar bomkod och informerar soptömmare och elnätsägare om ändrad kod.
  • Ansvarar för kontakter med sop- och avloppstömmare.
  • Sätter på/stänger av sommarvatten (sjö- och dricksvatten. Tömmer kolfiltret på hösten och fyller på till våren.
  • Kontrollerar att externt reningsfilter för duschhusen fungerar och byter/rengör vid behov.
  • Samordnar och fördelar arbetet under arbetsdagarna
  • Köper in sanitetsartiklar till servicehusen och fyller på vid behov.
  • Tillgång till nyckel för bom (om sådan finns) samt servicehus
  • Samlar in listorna från arbetsdagarna och lämnar till kassören

 Byalag för norra och södra området

Byalaget är resurspersoner till de områdesansvariga.

  • Arbetar nära tillsammans med områdesansvarig och övriga styrelsen
  • Känner ansvar för sitt område och patrullerar regelbundet området för att kolla om något måste åtgärdas.
  • Handhar enklare praktiska ärenden som uppkommer och informerar styrelsen om något måste åtgärdas som fordrar utlägg.
  • Träffas tillsammans med områdesansvariga innan sommaren för att bestämma arbetsuppgifter för säsongen.

 

Norra området Södra området
Margareta Levin tomt 33 (allmänt) Ingemar Andreasson tomt 149 (el)
Tony Westerberg tomt 29+30 (allmänt)

 

Jan Stadigh, tomt 74 (el)