Arbetsuppgifter

Arbetsuppgifter för styrelsen i Ullna Koloniträdgårdsförening

2016-10-06 uppdaterad 2020-07-02

Kassören

Beslutar, tillsammans med ordföranden, om nya medlemmar i föreningen.
Registrerar, konterar, bokför och betalar fakturor + registrerar, konterar och bokför inbetalning av intäkter
Kontrollerar intäkterna för el via underlag från eldebiteringssystemet
Kontrollerar att avgifter för ovårdade tomter och icke närvaro på arbetsdagar har betalats. Görs med hjälp av utskicksansvarig.
Betalar arvoden samt skatter/arbetsgivaravgifter + sociala avgifter till förtroendevalda
Betalar utlägg till förtroendevalda
Skriver inkomstuppgifter för förtroendevalda, sänder dessa till skattemyndigheten
Rapporterar ekonomifrågor till styrelsen
Gör årsbokslut och upprättar balans- och resultaträkning
Tar fram budgetförslag
Gör föreningens deklaration
Håller kontakt med revisor
Tecknar firma i förening.
Debiterar städavgifter, avgift för ovårdade tomter o dyl.
Sammanställer och skriver brev m inbetalningskort till dem som inte deltagit på städdagar/ovårdade tomter.
Påminner om obetald faktura.

Ordföranden

Beslutar, tillsammans med kassören, om nya medlemmar i föreningen
Medlemskontakter
Kontakt med Täby kommun men kan delegera ärenden inom styrelsen
Ansvarig för ullna.comoch lämnar texter till webbmaster.
Upprättar föredragningslista för möten och leder styrelsearbetet
Tecknar firma i förening
Uppdaterar kontaktlista, arbetsuppgifter, inventarieförteckning och ”Regler för Ullna”samt Årshjulet.
Tar vid behov fram offertförfrågan för snöröjning.
Har hand om överlåtelser genom att:
– Hantera administrationen kring arrendeavtal och övriga handlingar vid överlåtelser
– Informerar styrelsen om inköpspris vid styrelsemötena

Vice ordförande

Biträder övriga styrelsemedlemmar och vikarierar när ordinarie ordförande inte är närvarande
Uppdaterar underhållsplanen.
Är kontaktperson för områdesansvariga på norra och ansvarar för arbetsuppgifterna på städdagen på norra i samråd med områdesansvariga.
Meddelar adressförändringar, ändring av mailadress mm till övriga styrelsemedlemmar
Uppdaterar medlemsregistret och sänder till styrelse och områdesansvariga.
Eldebiteringsansvarig, sköter administrationen för att kunna debitera el och årsavgift
Skaffar föreningsfrimärken och kuvert
Tar hand om föreningskuverten, etiketter och stämplar

Sekreterare

Kallar till möte
Skriver verksamhetsberättelse för årsmötet
Sänder kallelse till styrelsemöten och årsmöte samt anslår årsmöteskallelse på anslagstavlan
För protokoll vid styrelsemöten och årsmöten och distribuerar dem, inkl till revisor
Skriver ut dokument för årsmöte och extra föreningsmöte
Sänder konstituerande protokoll till Täby kommun
Sköter föreningens arkiv och sparar alla dokument på USB-minne.
Tar fram närvarolistor för årsmöte, extramöte, arbetsdag

Ledamöter

Redaktör för UllnaNytt (feb, april, juli, okt)
Biträder övriga styrelsemedlemmar.
Tar årliga vattenprover enligt hälsovårdsbestämmelserna (när vatten sätts på och mitt i sommaren)

Områdesansvarig (ej jourtjänst)

Är kontaktperson för områdesansvariga på södra och ansvarar för arbetsuppgifterna på städdagen på södra i samråd med områdesansvariga.
Arbetar tillsammans med byalaget på norra och södra området
Ansvarar för att föreningens egendomar hålls i gott skick genom att vid behov informera styrelsen om reparationer el dyl behöver utföras.
Sköter föreningens maskinpark och ser till att maskinerna lämnas till årlig service.
Har tillgång till nyckel för bom (om sådan finns) samt servicehus
Ser till så att låsen vid bommarna fungerar och byter ut, smörjer och lagar vid behov
Ändrar bomkod och informerar soptömmare och elnätsägare om ändrad kod.
Ansvarar för kontakter med sop- och avloppstömmare.
Sätter på/stänger av sommarvatten (sjö- och dricksvatten. Tömmer kolfiltret på hösten och fyller på till våren.
Kontrollerar att externt reningsfilter för duschhusen fungerar och byter/rengör vid behov.
Samordnar och fördelar arbetet under arbetsdagarna
Köper in sanitetsartiklar till servicehusen och fyller på vid behov.
Tillgång till nyckel för bom (om sådan finns) samt servicehus
Samlar in listorna från arbetsdagarna och lämnar till kassören

Byalag för norra och södra området

Byalaget är resurspersoner till de områdesansvariga.

Arbetar nära tillsammans med områdesansvarig och övriga styrelsen
Känner ansvar för sitt område och patrullerar regelbundet området för att kolla om något måste åtgärdas.
Handhar enklare praktiska ärenden som uppkommer och informerar styrelsen om något måste åtgärdas som fordrar utlägg.
Träffas tillsammans med områdesansvariga innan sommaren för att bestämma arbetsuppgifter för säsongen.

Norra området

Södra området

Margareta Levin tomt 33 (allmänt)

Ingemar Andreasson tomt 149 (el)

Tony Westerberg tomt 29+30 (allmänt)

Jan Stadigh, tomt 74 (el)

Ullna koloniträdgårdsförening