Protokoll fört vid årsmöte
2012-03-16kl. 10.00 –12.00
Plats: Täby – Föreningsgården, Stora salen
Deltagare: Representanter enligt bifogad närvarolista (bilaga 1). Antalet röstberättigade var 57 personer.
§1 Årsmötet öppnas
Styrelseordföranden Irene Klee hälsar alla välkomna och förklarade årsmötet öppnat.
§2 Fastställande av dagordningen
Dagordningen (bilaga 2) godkändes.
§3 Val av ordförande för årsmötet
Gösta Ottestam valdes till ordförande för mötet. Han tackade för förtroendet och fortsatte mötet.
§4 Val av protokollförare och justeringsmän
Irene Klee valdes till mötets protokollförare. Till justerare av dagens protokoll tillika rösträknare valdes Eva Rask tomt 134 och Margareta Winell tomt 34.
§5 Fråga om kallelse skett i behörig ordning
Beslutades att kallelse skett i behörig ordning, på anslagstavlor, på webben och med utskick.
Beslutades att använda närvarolistan som underlag för röstlängd.
§6 Styrelsens verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen presenterades (bilaga 3) och beslutades att lägga den till handlingarna. Margareta Weinesjö påpekade att summan för utbetalda arvoden ska vara 85 4886:- Cecilia Sjöblom som har fullmakt för tomt 61 ansåg att anmärkningar på husägare inte ska pekas ut i dokument som kan nå allmänheten t ex genom att protokoll läggs ut på webbplatsen (personuppgiftslagen). Styrelsen tar detta till sig och vidtar åtgärder.
§7 Revisorernas berättelse
Gösta Ottestam föredrog revisionsberättelsen (bilaga 4). Revisorerna hade inga anmärkningar och tillstyrker att styrelsen beviljas ansvarsfrihet för 2012 års förvaltning.
Beslutades att lägga revisorernas berättelse till handlingarna.
§8 Beslut i anledning av föreningens överskott eller underskott.
Styrelsens förslag är att föra föreningens underskott för 2012, kr -68.981:-, balanseras i ny räkning.
Beslutades att godta förslaget. 2
§9 Fastställande av balans- och resultaträkningen.
Beslutades fastställa balansräkningen per 2012-12-31 med en omslutning av kr 219.881:- samt resultaträkning för 2012 utvisande ett underskott på kr -68.981:- (bilaga 5).
§10 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
Beslutades enhälligt att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2012.
§11 Behandling av inlämnade motioner
Lars Ögren tomt 73 har kommit in med en motion (bilaga 6) med rubriken ”Avveckla föreningens kollektiva elabonnemang och ersätt det med ett modernt tidsenligt tekniskt system.” Motionen föreslår att föreningen ska förhandla fram en lösning där Fortum tar över ansvaret för nätet på Ullna och uppdaterar det till modern standard där alla elanvändare löser sitt eget elabonnemang och därmed själva får välja elavtal. Motionen diskuterades och därefter beslutades att motionen avslås. Styrelsen fick i uppdrag att utreda ett alternativ med automatisk insamling och avräkning av elförbrukningen för samtliga hus.
I samband med diskussion om att nuvarande lösning är alltför personberoende, anmälde sig Christian Malmgren, tomt 90 som backup till elavräkningsansvarig.
§12 Bestämmande av ersättning till av årsmötet utsedda styrelseledamöter, revisorer, och suppleanter samt övriga förtroendevalda.
Styrelsen föreslog en sänkning av styrelsens arvode till 2011 års nivå för att hålla kostnaderna nere för föreningen. En diskussion uppstod om inte ändå arvodet skulle kvarstå och vid röstning begärdes votering.
Beslutades med 40 röster av 57 att för kommande år sänka styrelsens arvoden med totalt 10.000:- att fördelas inom styrelsen och därtill knutna personer. Budgeten för arvoden för 2013 justeras därför till 60.000:- exklusive arbetsgivaravgifter.
§13 Framläggande av budgetförslag och fastställande av avgifter samt dag då dessa senast ska vara betalda.
Styrelsens förslag till budget för 2013 presenterades (bilaga 7).
Beslutades att godta styrelsens förslag till budget.
Styrelsen föreslog vidare att årsavgiften för 2013 blir 3100:- att betalas senast sista april 2013 samt att årsavgiften för 2014 blir 2500:- att betalas senast den sista januari 2014. Styrelsen reserverade sig för eventuella behov av att fler höjningar behöver göras under 2014. Årsmötet 2014 kan, enligt stadgarna, ta beslut om extra uttaxering.
Beslutades att medlemsavgift och datum för betalning ska vara enligt styrelsens förslag.
§14 Val av styrelseledamöter och suppleanter
Beslutades att styrelsen ska bestå av följande personer:
Styrelseledamöter Tomt Vald till
Irene Klee, ordförande 138 2014
Eva Rask, sekreterare 134 2014
Kristoffer Myrberg, ledamot 106 2014
Margareta Weinesjö, kassör 65 2015 (omval)
Per Adebratt, ledamot 15/16 2015 (nyval)
Ulrika Mannerblad 116 2015 (nyval) 3
Styrelsesuppleanter Tomt Vald till
Inga-Britt Olsson 125 2014 (omval)
Birgitta Ersson 36 2014 (omval)
Silja Saeed 40 2014 (omval)
§15 Val av revisorer och suppleanter samt val av valberedning Beslutades att välja följande personer:
Revisorer Tomt Vald till
Yngve Kjellin 36 2014 (nyval)
Gösta Ottestam 8 2014 (omval)
Revisorsuppleanter Tomt Vald till
Maarit Maliniemi 14 2014(omval)
Johan Blix 117 2014 (nyval)
Valberedning Tomt Vald till
Birgitta Ersson 36 2014 (omval)
Inga-Britt Olsson, sammankallande 125 2014 (omval)
§ 16 Årsmötet avslutas
Ordförande tackade de närvarande för visat intresse och sekreteraren överlämnade blommor med stort tack till mötets ordförande Gösta Ottestam.
Vid protokollet:
……………………………..
Irene Klee
Ordförande på mötet:
…………………………….
Gösta Ottestam
Justerare:
……………………………………. …………………………………… Eva Rask Margareta Winell
Verksamhetsberättelse
Händelser under 2012
Under året har sex styrelsesammanträden hållits, och fem Ullna Nytt med aktuell information sänts till medlemmarna. Styrelsen har också löpande behandlat ärenden via mail.
| Följande personer valdes in i styrelsen på årsmötet i mars 2012. Styrelseledamöter | Tomt | Vald till |
| Irene Klee
ordförande + redaktör för Ullna Nytt |
138 | 2014 |
| Margareta Weinesjö
kassör |
65 | 2013 |
| Christine Nordström, ledamot | 41 | 2013 |
| Eva Rask
sekreterare |
134 | 2014 |
| Camilla Sjöstedt
Utskicksansvarig |
13 | 2013 |
| Kristoffer Myrberg
ledamot + omr. ansv |
106 | 2014 |
| Styrelsesuppleanter | ||
| Inga-Britt Olsson | 125 | 2013 |
| Birgitta Ersson | 36 | 2013 |
| Barbro Sannicolo | 20 | 2013 |
| Silja Saeed | 40 | 2013 |
| Valberedning | ||
| Birgitta Ersson | 36 | 2013 |
| Ann-Marie Modig | 3 | 2013 |
| Inga-Britt Olsson
Sammankallande o styrelsens representant |
125 | 2013 |
| Ulf Zande | 27 | 2013 |
| Revisorer | ||
| Monika Jönsson | 98 | 2013 |
| Gösta Ottestam | 9 | 2013 |
| Revisorsuppleanter | ||
| Maarit Maliniemi | 14 | 2013 |
| Yngve Kjellin | 36 | 2013 |
Rätt att teckna firma var och en för sig hade Irene Klee och Margareta Weinesjö.
Områdesansvariga för södra var Kristoffer Myrberg och Weine Weinesjö. Områdes-ansvariga för norra var Gertrud Persson och Tord Oskarsson. Elavräkningsansvarig var Lars Ögren.
Arbetsdagar 2012
De tre gemensamma arbetsdagarna för 2012 var 21 april, 16 juni och 15 september.
Intäkter från arbetsdagar
De som inte var närvarande vid de obliga-toriska två arbetsdagarna av tre möjliga debiteras 300:- för frånvaro en gång och 500:- för frånvaro två gånger. Intäkterna blev 21 400:-.
Skötselbesiktning
Skötselbesiktning gjordes vid fem tillfällen under sommaren. Styrelsen har kontaktat medlemmar vars tomter inte skötts. Detta tar mycket tid i anspråk. Intäkterna för detta blev 2 500:-.
Kontroll av dricksvattnet
Dricksvattnet kontrollerades i början av säsongen och i mitten av sommaren. Kostnaden för detta blev 8 522:-.
Webbsidan
I genomsnitt har vi ca 250 besökare per månad under högsäsong på webbplatsen. Totalt har webbplatsen haft 4671 besök under 2012.
Adventsglögg
Den årliga adventsglöggen ägde rum på norra lördagen den 2 december. Årets samling lockade ca 25 medlemmar. Kostnaden blev 502 kronor.
Medlemmar, överlåtelser m.m.
Under året har sju stugor bytt ägare. Antalet tomter är 149 st, varav tomt 59 ej får bebyggas. Intäkter för överlåtelseavgifter blev 1 400:-.
Bakgrund: Antalet medlemmar är fler än antalet röster där regeln: en tomt 1 röst gäller. Enligt stadgarna kan ett arrendeavtal skrivas under av mer än en person och dessa blir då medlemmar. Ett par som äger ett hus tillsammans och som båda står på arrende-avtalet är båda medlemmar men har bara en röst.
Bilvägarna har reparerats
Bilvägarna till båda områdena har lagats genom att ett lager grus har lagts där det har behövts. Sämst har södra områdets bilväg varit med många gropar från bommen och nedåt. Kostnaden för detta blev 18 000:-.
Båtplatser iordningställda
På norra området har båtplatser iordningställts så varje båtägare kan hyra en båtplats (numrerad) och en plats där båten kan ligga uppställd under vintern för en totalkostnad av 150 kr/år. Intäkterna kommer användas till underhåll av båtplatserna.
Dränering på norra området
Ett dike längs infartsvägen efter bommen på norra har grävts för bättre avrinning till en kostnad av 9 000:- Arbetet har utförts i samband med att en entreprenör fanns på området för att dränera hus 26.
Elfrågor under året
Elanslutning till tomt 137
Elanslutningen till nybygget på tomt 137 kostade 5 000:-
Brott på elkabel
Ett större elavbrott drabbade stugorna 98 och 99 under augusti/september. Felet berodde på ett brott på en elkabel under mark vid tomt 102 och ett omfattande grävarbete fick göras. Dessutom var vi tvungna att hyra in ersättningskabel under tiden som den ordinarie markkabeln var bortkopplad medan den lagades. Detta har totalt kostat föreningen 21 000:-.
Infrastrukturen för el
Ett antal fördelningsdosor för el till husen har under året orsakat problem och drift-stopp på grund av att material i boxen åldrats och korroderat. Styrelsen har därför enligt underhållsplanen för 2012 budgeterat för en kostnad på 50 000 kronor för kontroll av samtliga dosor och byta ut där det behövs. Offerter togs in från tre företag med stor spännvidd i priset (från 125 000:-till offert om enbart löpande räkning).
För jobbet anlitades Holmbergs el i Sollentuna och det påbörjades oktober 2012 med en inventering och därefter byte av material under oktober. Inventeringen visade en hel del elsäkerhetsbrister som nu åtgärdats och att 15 boxar behövde bytas. Sammanställning av kostnaden visas enligt nedan:
| Översyn, bedömning av åtgärder | 11 875 :- |
| Byte av 15 st fördelningsboxar
15st * 4 460:- |
66 900:- |
| Montering av nya kabelskydd på befintliga stolpar
20st * 375:- |
7 500:- |
| Montering/fastsättning av befintliga boxar (som hängde lösa) | 8 000:- |
| Material:kabelskydd,fastsättnings-plattor, fästmaterial,nya trästolpar,jordankare | 7 500:- |
| Övrigt | 350:- |
| Total summa inkl moms | 102 125:- |
Eftersom styrelsen bedömde att det var viktigt av elsäkerhetsskäl och mest ekonomiskt och praktiskt att låta elektrikern utföra hela arbetet på en gång under hösten, när få stugägare var i sina stugor, blev totalkostnaden under året högre än de budgeterade 50 000:-. Detta – och de oförutsedda utgifterna för dikesgrävning och elavbrottet som frestat på fonden för yttre underhåll – har gjort att styrelsen måste föreslå en höjd årsavgift för att åter bygga upp fonden för yttre underhåll.
Bakgrund: Det finns totalt 73 fördelningsdosor. Efter en inventering har 57 dosor hittats ovan jord och resterande 16 har troligen olovligen grävts ner när området bildades. Detta gör det svårare att hitta fel om de uppstår i dessa dosor och förutom att kostnaden blir större att åtgärda felen, tar det också betydligt längre tid att åtgärda dem. De nedgrävda dosorna har inte kontrolleras under året då vi inte vet var de finns. Det rekommenderas inte heller av elektrikern att försöka hitta dem utan de får åtgärdas den dagen något fel uppstår.
Förbättrat försäkringsskydd
Styrelsen har utökat försäkringsskyddet från att tidigare bara ha gällt föreningens service-hus till att nu gälla samtliga gemensamhets-hus samt infrastrukturen för vatten och el. Årskostnad: för 2012: 7 646:-. Ny årskostnad med utökat skydd från december 2012: 9 979:-.
Misskötta hus
Nedanstående hus har åtgärdats under 2012 enligt årsmötesbeslutet.
| Tomt 10+11
Beatriz Malmborg |
Har skötts under året. Planer finns på att sälja arrenderätten. |
| Tomt 19+75:
Britt och Ola Sandgren |
Har målats och tomterna skötts under året. Planer finns på försäljning. |
| Tomt 61
Lars Sjöblom |
Har målats och tomten skötts under året. |
Det kan tänkas att fler hus kan falla under misskötta hus framöver men det är i så fall upp till årsmötet att bestämma.
Duschhusen – statistik
Duschhusen utnyttjades under maj – oktober enligt följande:
| Norra | Södra | |
| Maj | 36 | 35 |
| Juni | 68 | 62 |
| Juli | 102 | 101 |
| Augusti | 45 | 71 |
| September | 16 | 33 |
| Oktober | 2 | 3 |
| Totalt antal besök | 269 | 305 |
Avverkning av träd
Genomgång har gjorts med Täby Kommuns jägmästare i november då vi kom överens om vilka träd som ska tas ner på och i närheten av vårt område under våren 2013.
Start för boulespel
Under sommaren spelades ett antal boulematcher av intresserade på södra området vid servicehuset. Vi hoppas att traditionen består och utökas även till norra.
Utbetalda arvoden
Arvodet för ansvariga inom styrelse, el-ansvar och suppleanter har varit följande. Det betalas ut först efter att årsavgiften för 2013 har kommit in för att balansera den extra utgift som elarbetena har inneburit.
| Irene Klee, ordförande + redaktör UllnaNytt | 11 000 |
| Margareta Weinesjö, kassör: | 11 000 |
| Christine Nordström, vice ordf. | 8 500 |
| Eva Rask, sekreterare | 9 000 |
| Kristoffer Myrberg, ledamot och områdesansvarig (södra): | 8 500 |
| Camilla Sjöstedt, utskicksansv. | 3000 |
| Inga-Britt Olsson suppleant | 0:- |
| Birgitta Ersson suppleant | 0:- |
| Barbro Sannicolo, suppleant | 0:- |
| Silja Saeed, suppleant | 0:- |
| Gertrud Persson, områdesansv. norra | 2 200:- |
| Tord Oscarsson, områdesansv. norra | 2 200:- |
| Weine Weinesjö, områdesansv. södra | 2 200:- |
| Lars Ögren, elavräkningsansv. | 9 000 |
| Monika Jönsson, revisor | 999:- |
| Gösta Ottestam, revisor | 999:- |
| Sociala avgifter | 16 888:- |
| Totalt | 68 598:- |
Byalaget har fått ersättning för sitt arbete genom var sitt presentkort á 300:-.
Historik för årsavgiften
| År | Avgift |
| 2003 | 2500 |
| 2004 | 2500 |
| 2005 | 2500 |
| 2006 | 2500 |
| 2007 | 2000 |
| 2008 | 2000 |
| 2009 | 2500 |
| 2010 | 2500 |
| 2011 (duscharna) | 2500 |
| 2012 | 2000 |