Föreningens styrelse
Jack Moreau (ordförande)
Margareta Weinesjö (kassör)
Yvonne Björkwall (sekreterare)
Karl Peterson (ledamot och webbansvarig)
Ami Lexmark (ledamot och skribent UllnaNytt)
Christina Röntz (suppleant)
Per Adebratt (suppleant)
Valberedning
Anne Moreau Pertot
Irene Klee
Arbetsuppgifter för styrelsen i Ullna Koloniträdgårdsförening
Styrelsen har upprättat denna arbetsordning som ett komplement till föreningens stadgar.
Styrelsens ansvar
Styrelsen skall arbeta för de övergripande målen att förvalta och utveckla Ullna Koloniträdgårdsförening med tillhörande inhyrda mark och egna byggnader. Detta skall ske med ett stort hänsynstagande till miljön i vid bemärkelse samt med hållbarhet i fokus.
Styrelsens storlek
Styrelsen skall bestå av minst 5 ledamöter och högst samma antal ersättare. Lämpligt antal är 5 eller 6 ledamöter och 2 ersättare.
Firmatecknare
Föreningen tecknas av styrelsen i sin helhet eller två av styrelsen utsedda styrelseledamöter i förening.
Styrelsens möten
Styrelsen fastställer gemensam tid och plats för styrelsemöten. Styrelsemöten kan företrädesvis vintertid hållas digitala. Ordföranden kallar till möten med assistans av sekreteraren. Mötesplan för längre perioder bör om möjligt antas. Dock skall möten hållas vid behov, minst 4 gånger per år.
Styrelsen skall ha ett längre möte eller styrelsekonferens en gång per år, då även specialister vid behov kan inbjudas. Områdesansvariga deltar vid behov. På mötet skall diskuteras frågor av större ekonomisk betydelse samt övriga mer långsiktiga frågor.
Mötet hålls på senhösten i god tid innan jul då en preliminär budget för kommande år upprättas. Vid mötet upprättas således en årlig budget med tydliga övergripande ärenden samt även viktiga mer detaljerade ärenden. En långsiktig investeringsplan- och utvecklingsplan skall också behandlas.
Vid ett särskilt boksluts-och budgetmöte i början av året (början av februari) ska följande punkter behandlas:
- Upprättande av förvaltningsberättelse/verksamhetsberättelse och godkännande av årsredovisningen (underskrifter)
- Behandling av revisorsrapport
- Förslag till disposition av föreningens resultat
- Fastställande av tidpunkt för ordinarie föreningsstämma
- Plan för genomförande av föreningsstämman inkl. svar på eventuella motioner
- Den årliga budgeten utvärderas därefter en gång per kvartal och en enkel prognos över årets beräknade utfall göras, ju närmare slutet av året ju noggrannare. Likviditeten skall särskilt beaktas.